Precisar dizer a um colaborador que, por algum motivo, seus serviços não são mais necessários ou que, por conta da situação atual, a empresa não pode mais contar com ele em seu quadro nunca foi uma tarefa fácil. Tanto a hora de dizer “bem-vindo ao time” quanto aquela em que se pronunciam as palavras “muito obrigado e boa sorte” são muito importantes porque, ambas, envolvem mudanças significativas nas quais estão incluídas questões emocionais e financeiras. E, por isto, exigem cuidado e respeito, sobretudo para evitar dores de cabeça no futuro. Confira algumas dicas de como fazer isto da forma mais segura possível.
Antes de demitir
Tenha certeza de sua decisão
Antes de fazer a comunicação, é preciso avaliar se a decisão é acertada e se está bem embasada em fatos concretos e se o colaborador não merece mais uma oportunidade.
Nada de surpresas
O colaborador não pode pensar que está tudo bem e que sua demissão “veio do nada”. Ao contrário: é necessário que seu chefe direto tenha lhe dado feedbacks quanto ao seu desempenho ou conduta e a necessidade de melhora.
Junte toda a documentação
Reúna documentos e provas que não deixem dúvidas quanto à necessidade de demissão.
Detalhes que fazem a diferença
Defina quando e como será pago o último salário; quando acontecerá a devolução de equipamentos fornecidos, como notebooks, ferramentas, EPIs e veículo e quando será o último dia de trabalho.
Proteção é tudo
Faça um backup de todos os arquivos do colaborador antes de comunicar a demissão a fim de proteger o patrimônio intelectual da empresa.
Mantenha a demissão em sigilo
A empresa deve ter processos para garantir a confidencialidade deste tipo de informação e a punição dos que a quebrarem.
Durante o processo
Trate quem vai ser desligado com respeito
Gentileza e cordialidade não ocupam espaço e mostram que tanto o gestor quanto a empresa valorizam o tempo em que o colaborador integrou o quadro da organização.
Chame o colaborador da forma correta
Ligue para seu ramal ou vá até sua mesa e peça que o acompanhe. Aja de forma natural e não diga que tem más notícias ou faça algum tipo de piada. Seja somente sério e breve.
Aja de forma transparente
Nunca deixe dúvidas quanto ao motivo do desligamento, seja este por conta de uma má-conduta ou por necessidades de enxugar o quadro. Deixe de lado o “veja bem” e fale de forma clara e objetiva e certifique-se de que houve entendimento.
Não utilize o momento da demissão para resolver conflitos
Não utilize este momento tão delicado para “lavar roupa suja”, pedir esclarecimentos ou apontar erros. Falar sobre tais assuntos só vai piorar as coisas e causar constrangimento. Além do mais, esse tipo de feedback deveria ter sido dado antes, mostrando as falhas e apresentando alternativas de melhora.
Não realize a demissão em qualquer dia ou hora
Escolha um dia no começo da semana e, se possível, logo no começo do expediente. Pode parecer bobagem, mas demitir o colaborador em uma sexta-feira, no fim do expediente não é um gesto dos mais sensíveis e demonstra um certo descaso porque dá a entender que o colaborador foi sugado ao máximo. Além disso, ao ser desligado no começo da semana permite que o ex-colaborador possa organizar melhor sua rotina e buscar uma nova colocação. Escolha um local reservado e tranquilo, longe dos colegas para evitar sua exposição.
Preste especial atenção às questões legais
Peça ajuda ao seu contador de confiança ou, se julgar necessário, consulte um advogado para verificar se a empresa está bem calçada em casos de um possível processo. Além disso, faça um levantamento de tudo o que deve ser pago de acordo com o regime de trabalho acordado entre empresa e colaborador e faça este pagamento de acordo com o que preconiza a lei.
Não se comprometa com o que não pode cumprir
Um bom exemplo é se o colaborador pedir uma carta de recomendação. Se você não tem certeza se poderá ou não oferecer este documento, não diga sim apenas para evitar um conflito iminente.
Não peça desculpas ou elogie em demais
Não diga “desculpe ter que fazer isto…”, “sei que é injusto, mas…” e “não queria tomar esta decisão…”. Tais frases abrirão precendentes para mais questionamentos e poderão alimentar a raiva.
Fique prevenido
Em alguns casos, pode ser que o demitido perca a cabeça e torne-se agressivo e parta para a violência. Nunca responda às agressões, verbais ou físicas. Mantenha a calma, e deixe que a segurança ou a polícia cuidem disso.
Finalizado o processo
Comunique a equipe de forma oficial e dê fim à “rádio peão”
Junte sua equipe e explique breve e objetivamente a causa da demissão, sem entrar em detalhes que possam expor quem não está mais ali. Garanta que não foi deixada a impressão de injustiça e aproveite este momento para reforçar que colaboradores que não têm bom desempenho não farão parte da organização.
Documente a reunião
Registre, oficialmente, no Departamento de Recursos Humanos, o que foi discutido na reunião.
Pare e pense
Momentos de demissão são também excelentes oportunidades para detectar quais os erros cometidos no momento de contratar este colaborador. “Esta pessoa não era a mais indicada para a função?”, “a empresa não soube treinar e oferecer condições para seu crescimento?” são algumas das questões que merecem uma boa reflexão.
Não esqueça que, se tiver dúvidas, consulte seu contador de confiança ou entre em contato com a equipe da Fator Contábil.