Muitas empresas usam o recurso do reembolso de despesas. Geralmente, a prática ocorre entre empresas contratantes ou entre empregados e empregadores: por exemplo, quando os colaboradores pagam as despesas relacionadas à empresa com o seu próprio dinheiro, principalmente em viagens ou visitas a cliente (caso de refeições, hospedagens, transporte e estacionamento) ou em casos que precisam pagar custos relacionados a processos (taxas, xérox e custas judiciais).
Para que não haja problemas, é fundamental que o colaborador saiba previamente quais despesas são reembolsáveis pela empresa e qual o teto para os gastos. Além disso, é importante que a empresa estipule uma data de entrega dos documentos a serem reembolsáveis, defina que tipo de documento será aceito e quando o pagamento será realizado, para que as operações não atrapalhem a rotina dos setores.
O tema do reembolso de despesas é polêmico, pois a Receita Federal determina que os reembolsos de despesas devem ser tributados, na medida em que constituem uma entrada de recursos nas contas bancárias da empresa. Ou seja, para a Receita, os valores reembolsados a título de despesas são custos dos serviços prestados, constituindo uma parte do preço. Algumas empresas, por outro lado, optam pela não tributação e assumem o risco da autuação fiscal, ao argumentar que o reembolso não significa acréscimo de renda, mas sim um mero repasse de recursos.
De todo modo, é fundamental contabilizar o reembolso de despesas, para que os dados sejam organizados de forma que a empresa não seja pega de surpresa em caso de fiscalização. Mas como dar conta de tantos comprovantes e relatórios de despesas? Hoje já existem aplicativos com o objetivo de otimizar o processo de reembolso, a exemplo do VEXPENSES. O funcionário só precisa fotografar os recibos dos gastos para que o app o registre e os envie para o departamento responsável pelo reembolso ou prestação de conta. O sistema pode ser integrado também com o sistema do contador, evitando maiores trabalhos para lançar no sistema.