Consultar uma nota fiscal pode ser simples ou bastante complicado, dependendo da organização da sua empresa. Imagine precisar com urgência de uma nota fiscal e descobrir que será quase como procurar uma agulha no palheiro. E o pior: você não tem tempo para isso. O fato pode gerar um problemão com um cliente, ou mesmo com a fiscalização. Por outro lado, se tudo estiver organizado, o processo não levará mais do que alguns poucos minutos, o que significa eficiência e, consequentemente, maior produtividade.
Para resolver o problema da organização das notas fiscais é importante seguir algumas dicas simples. Veja algumas delas:
- Armazene as notas fiscais em um lugar específico e estabeleça rotinas específicas para organização de notas fiscais. As notas fiscais representam o maior volume de documentos fiscais emitidos em uma empresa. Por isso é importante dedicar uma atenção a elas. No caso das notas em papel, é importante separar uma caixa para a entrada e outra para a saída dos documentos. Já para as notas armazenadas digitalmente, faça a separação por pastas. As pastas podem ser separadas por produtos, cliente, ano, mês ou outra categoria que seja mais adequada ao seu negócio. As cores também podem auxiliar nesse processo.
- Descumprir prazos ou deixar de pagar uma nota pode causar um grande transtorno. Por isso, utilizar as datas de vencimento como um parâmetro na organização das notas pode ser uma ótima ideia. Você pode agrupar as notas com emissão ou vencimento próximos.
- Guardar as notas no computador é prático, mas não necessariamente seguro. É essencial, portanto, que você faça um backup das notas, em um pendrive ou HD externo. Outra alternativa é armazenar as notas fiscais em nuvem, o que faz com que possam ser acessadas de qualquer dispositivo que esteja conectado à internet.
- Mantenha o arquivo atualizado e separe as notas com mais de 5 anos. Na hora da busca, você não vai se ver perdido em meio a notas que provavelmente não são as que você procura.
- Organize um processo para as notas e treine as pessoas que vão lidar com esse trabalho. Se os funcionários estiverem alinhados com o processo, a organização será mantida e as chances de erro e perda de tempo são menores.
- Use um software de gestão fiscal. Desse modo, é possível controlar os documentos de forma mais eficiente, já que o acesso, a visualização e a busca são feitos de maneira bem mais rápida e prática.
- Mantenha o contador sempre informado. Não precisa enviar imediatamente cada nota para ele, mas é preciso estabelecer uma rotina de comunicação que vise compartilhar todas as informações da gestão de notas fiscais.