Muitos proprietários de empresas de pequeno porte acabam colocando a organização financeira em segundo lugar, dando prioridade às operações diárias de produzir e vender. É comum encontrar pequenos empresários que não conhecem os valores exatos a receber no dia ou, às vezes, sem controle de caixa que permita apurar se todos os recebimentos e pagamentos estão corretos e se o saldo em caixa confere com as entradas e saídas.
Diversas empresas fecham as portas antes mesmo de completar três anos de vida. Uma boa organização financeira tem impacto significativo na tomada de decisão de uma empresa.
Pensando neste dia a dia simples, que pode parecer complexo, mas não é, damos algumas dicas para os pequenos empresários otimizarem sua gestão financeira e fazer dela uma aliada dos negócios.
- Fazer um planejamento orçamentário – Em toda e qualquer empresa deve haver planejamento financeiro com objetivos, projeções e estratégias bem definidas. Caso contrário, facilmente o controle sobre as despesas será perdido.
- Não misturar a conta pessoal com a conta empresarial – Uma falha recorrente entre proprietários é achar que por serem donos do negócio, eles podem misturar a conta pessoal com a conta empresarial. Isso é um erro dos graves, pois as duas coisas são bem distintas. Vale destacar que até que um negócio apresente lucro isso leva tempo e, se o empreendedor misturar as duas contas, possivelmente a lucratividade nunca vai acontecer.
- Acompanhar as entradas e saídas de dinheiro – A melhor maneira de manter as despesas sob controle é acompanhar as entradas e saídas de dinheiro através do fluxo de caixa. Isso permite que o gestor tenha uma visão ampla da situação financeira do negócio, além de facilitar a mensuração dos ganhos e gestão da movimentação financeira da empresa. Para tornar a atividade mais automatizada, precisa e com melhor visibilidade de todas as movimentações financeiras, basta usar um software de gerenciamento.
- Administrar devidamente o capital de giro – Toda empresa precisa ter um capital de giro para que o negócio possa fluir com tranquilidade, mas hoje em dia não basta ter um dinheiro extra disponível em caixa. É preciso saber administrá-lo, além de entender que o capital de giro existe para honrar com os compromissos imediatos, a fim de manter a empresa saudável e garantir uma boa imagem do negócio perante o mercado, os clientes e fornecedores.
- Colocar pequenas despesas em primeiro plano – Muitos gestores fazem questão de focar nos grandes gastos com o abastecimento de mercadorias, aluguel, impostos e salários, mas acabam deixando de lado as despesas pequenas e rotineiras, como água, luz, material de escritório, internet, produtos de limpeza e manutenção de equipamentos. Para que um negócio dê certo, é preciso ter o pleno controle sobre todos os gastos, inclusive os mínimos.
- Usar software de gerenciamento – Por muito tempo a gestão financeira das empresas foi feita de forma manual. No entanto, as novas tecnologias estão tornando as atividades de gerenciamento muito mais rápidas, práticas e eficazes. É o caso dos softwares gerenciais personalizados para as necessidades de cada negócio. Através de um bom software de gerenciamento, o empreendedor economiza tempo na emissão de gráficos e relatórios, pode acompanhar as contas a pagar e receber, agilizar o andamento das notas fiscais, verificar se a empresa está tendo lucro, identificar quais produtos têm melhor saída, controlar estoques, acompanhar o saldo do caixa e assim por diante.