O governo federal, aos poucos, tem buscado minimizar a burocracia em relação às obrigações fiscais que incidem sobre as empresas no país. Uma das medidas foi o lançamento do eSocial – em conjunto com a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal – que entrou em vigor em 2014 por meio do Decreto Nº 8.373/2014, instituído pela presidência da República. No entanto, a adesão passará a ser obrigatória somente em 2018,para empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. Já a partir de julho de 2018, o projeto se estenderá a todas as empresas do país, incluindo as microempresas, empresas de pequeno porte e também os Microempreendedores Individuais (MEIs).
O eSocial surgiu como um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias que ficam armazenadas em um Ambiente Nacional Virtual, facilitando o acesso aos órgãos e a utilização desses dados para a apuração de tributos e verificação da contribuição para o FGTS. Ou seja: nada mais é que uma ferramenta que consolida as obrigações acessórias da área trabalhista de uma empresa em uma única entrega. Com isso, os profissionais de RH podem enviar todas informações relevantes ao CAGED, GFIP, RAIS e outras em um único envio. O sistema é totalmente online e não haverá aplicativos offline.
Principais benefícios
O novo sistema irá garantir o correto pagamento dos direitos previdenciários e trabalhistas dos funcionários, simplificando o cumprimento das obrigações e eliminando a redundância de informações prestadas tanto pelas Pessoas Físicas quanto as Jurídicas.
Além disso, com o eSocial haverá um aprimoramento da qualidade das informações das relações previdenciárias, tributárias e de trabalho.
Empresas terão que se adequar
Já que janeiro está logo aí, as empresas terão que fazer algumas adequações e para não ser pego de surpresa, veja o que precisa ser feito:
- Cadastro de funcionários com novas informações como Histórico Cadastral e Contratual, Nome Social, Dados do Estrangeiro, dentre outras
- Cadastro de Cargos, Horários, Funções e alterações
- Aviso prévio trabalhado com possibilidade de cancelamento deverá ser enviado
- Registro de Contribuição Patronal para sindicato
- Alterações no registro de licenças e afastamento precisarão ter um histórico de alterações com as retificações, atestado médico, término e assim por diante
Conheça as principais obrigações que poderão ser informadas por meio do eSocial
- Admissão e desligamento do trabalhador
- Aviso e Gozo de férias
- Afastamento temporário e retorno ao trabalho
- Alteração da jornada de trabalho
- Alteração de salário do trabalhador
- Apuração de débitos e créditos tributários federais
- Aviso prévio
- Novos dependentes
- Atestado de saúde ocupacional
- Cadastro de benefícios previdenciários
- Condições ambientais do trabalho
- Comunicação de acidente de trabalho
- Declaração do imposto sobre a renda retido na fonte (DIRF)
- Geração do documento de arrecadação de Receitas Federais (DARF)
- Folha de pagamento
- Monitoramento da saúde do trabalhador
- Recolhimento da Contribuição Patronal Previdenciária
- Recolhimento da Contribuição Revidenciária do Trabalhador
- Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
- Recolhimento do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF)
- Recolhimento de Indenização Compensatória (multa do FGTS)
- Reintegração
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
- Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho
É importante salientar que estes “eventos”, como serão chamados no sistema, deverão ser enviados quando acontecerem, se possível imediatamente, evitando inconsistências entre a folha de pagamento e os eventos não processados. Além disso, a comunicação poderá ser remetida com antecedência. No entanto, alguns não poderão ser enviados após a ocorrência.
Para cada encaminhamento, o sistema gerará um protocolo que servirá como comprovante e referência em casos de necessidade de alterações, exclusões ou retificações de histórico. Em casos de erros, o registro do erro será emitido. Além disso, retificações ou exclusões só poderão ser feitas no movimento do curso. Quando o período de apuração estiver encerrado, tais ações não poderão ser feitas.
Como acessar o eSocial?
Para acessar o sistema, é preciso ter uma procuração eletrônica feita com certificado digital. O certificado deve ser e-CPF ou e-CNPJ ICP Brasil.
Este número será exigido na transmissão e na assinatura eletrônica. Haverá acesso também por meio de senha, mas este é limitado a empresas que optaram pelo Simples, com até três funcionários, ou por MEI.
Com tudo isso, percebe-se que o eSocial é um mecanismo facilitador do controle de todas as informações referentes aos funcionários. Para mais informações, acesse o Portal eSocial e, em caso de dúvidas, consulte um contador de confiança ou entre em contato com a equipe da Fator Contábil.