Como contabilizar o reembolso de despesas é uma dúvida frequente na hora de gerir o seu negócio? Muitas pessoas não sabem, ou apenas não fazem a contabilização de reembolso da forma certa, e acabam tendo problemas fiscais.
Entender como não correr esse risco e ter as despesas da empresa organizadas corretamente, dentro das Leis, é muito importante para manter o sucesso do negócio. Para tanto você deve, primeiramente, ficar atento aos reembolsos, ter um controle mais rígido sobre eles, uma vez que poderão ser alvos de fiscalização.
É importante pontuar, inclusive, que os reembolsos de despesas se caracterizam por valores pagos ou devidos pela empresa, cujo ônus final será devolvido ou reembolsado para uma terceira pessoa.
Em alguns casos, optar pela não tributação pode gerar até mesmo uma autuação fiscal. Assunto de relevância para a empresa, fique por dentro, tire todas as suas dúvidas sobre a contabilização de reembolso e evite problemas através desta leitura!
O que é e quando acontece o reembolso?
É importante ter em mente que o reembolso dentro de uma empresa tem como objetivo ressarcir os gastos que um funcionário teve, por exemplo, durante uma viagem corporativa.
Desta forma, um reembolso ocorre quando esse funcionário já pagou todas as despesas e precisa que a empresa devolva esse dinheiro, já que a viagem foi em nome do negócio. O reembolso de despesas também pode acontecer entre empresas.
Além disso, vale ressaltar que não há um padrão de mercado no que diz respeito a quando um funcionário deve ser reembolsado, por exemplo. O que existe é uma regra específica de cada empresa.
Geralmente, as despesas reembolsáveis são: Transporte no local, deslocamento até um determinado endereço, alimentação, acomodação e tudo o que estiver diretamente relacionado ao trabalho.
Esse reembolso é previsto na legislação! Por sua vez, os gastos pessoais ficam de fora, já que são indispensáveis para a boa atuação profissional como os anteriores.
1. O que é uma despesa reembolsável?
Conforme dito, a legislação prevê que uma despesa reembolsável é toda aquela que está diretamente ligada ao trabalho. É necessário que custos com deslocamento e transporte, alimentação, credenciamento em eventos, hospedagem, entre outras coisas, sejam ressarcidos ao colaborador depois de serem gastos.
2. Como lançar?
Os valores devem ser registrados em conta de ativo, ou seja, quando a despesa é realizada anteriormente e a empresa reembolsa depois, constituindo assim um valor a receber para o colaborador. Além disso, toda a movimentação será registrada, no entanto, sem transitar em contas de resultado de receitas e despesas.
3. É tributável ou não?
Para que um reembolso seja considerado legítimo e sem incidência tributária, ele precisa ser caracterizado como o recebimento de valores que são de titularidade da empresa, entretanto que foram pagos pelo funcionário. Desta forma, os valores recebidos não correspondem a custos ou despesas próprias, mas sim a gastos de uma terceira pessoa.
É por isso que o funcionário deve registrar os pagamentos das despesas efetuadas como um direito a receber, em conta do ativo e, consequentemente, o valor recebido a título de reembolso de despesa não será computado como receita.
Por sua vez, há alguns casos de reembolso também na contratação de serviços. Ou seja, uma empresa contrata outra para a realização de um determinado serviço e a contratada acaba gastando com algo que seria de responsabilidade da contratante. Nesse caso, o reembolso da despesa é uma receita tributável sim.
4. Faz parte do salário?
De acordo com o artigo 458 da CLT, integram no salário não apenas a importância fixa estipulada, como também as comissões, percentagens, adicionais (insalubridade, periculosidade e noturno), gratificações ajustadas e abonos pagos pelo empregador.
No entanto, o reembolso de despesas, por se tratar de uma importância paga ao funcionário com a finalidade de assegurar o ressarcimento das despesas efetuadas, desde que comprovado os valores efetivamente gastos, se reveste de natureza indenizatória e não de natureza salarial.
As despesas só integram o salário se o funcionário receber diárias de viagem que ultrapassem 50% do salário.